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Conceptos

Empresa, gastos, rendiciones y sus estados, fondos y pagos, montos y fechas.

Una llave, una empresa

Todo en Simpligastos es de una empresa, y una llave es de una sola. Los pedidos no llevan id de empresa: lo que se lee y lo que se crea queda siempre en la empresa de la llave. Si tu sistema maneja varias empresas (filiales o clientes de un estudio contable), usa una llave por empresa.

Gastos

Un gasto es un documento: una boleta, una factura, una boleta de honorarios, un recorrido en vehículo propio o un gasto sin respaldo. Nace cuando alguien sube la foto o el PDF (por la app, WhatsApp, correo o la API) y se lee solo. Lo leído queda en sus campos (fecha, emisorRut, total, neto, iva...) y lo que hay que mirar, en observaciones.

Los valores de tipoDocumento:

  • boleta boleta
  • boleta_exenta boleta exenta
  • factura factura
  • factura_exenta factura exenta
  • boleta_honorarios boleta de honorarios
  • nota_credito nota de crédito
  • comprobante comprobante
  • sin_documento sin documento
  • kilometraje kilometraje
  • otro otro documento

Rendiciones

Una rendición junta gastos de una persona para que los aprueben y los paguen. Va contra un fondo que la persona recibió antes, o sin fondo, como reembolso. Al enviarla se arman sus pasos de aprobación según los flujos de la empresa; sin flujo que calce, decide la jefatura o cualquier aprobador. Con el agente revisor prendido, trae además un riesgo con sus motivos.

Estados

Gasto

leyendo
Recién subido: se está leyendo del timbre o con IA. Toma unos segundos.
listo
Leído sin problemas.
revisar
Leído, pero con observaciones (un dato dudoso, fuera de política, posible duplicado).
malo
No se pudo leer: hay que repetir la foto o ingresarlo a mano.

Rendición

borrador → enviada → aprobada → cerrada. Desde enviada puede volver a borrador o quedar rechazada.

borrador
Quien rinde la está armando. Se puede cambiar y sumar o quitar gastos.
enviada
Espera aprobación, paso a paso. Quien rinde la puede retirar mientras nadie haya decidido.
rechazada
Volvió a quien rinde con el motivo. Se corrige y se envía de nuevo.
aprobada
Pasó todos los pasos. Lista para contabilidad.
cerrada
Contabilidad la registró: su reembolso pasa a pagos o se descuenta del fondo.

Aparte del estado, una rendición aprobada o cerrada puede estar contabilizada: tu ERP la marca con POST /rendiciones/{id}/contabilizar y queda en contabilizadaEn. La empresa también puede definir etapas propias dentro de enviada, aprobada o cerrada (estadoPropio), que solo informan.

Fondos y pagos

Un fondo es plata que la empresa le entrega a alguien para que la rinda (fondo por rendir, caja chica o viático). Su saldo es lo que la persona tiene y debe rendir o devolver. Un pago es todo lo que la empresa le debe a alguien: un reembolso, la entrega de un fondo, la reposición de una caja chica. Los pagos pendientes se juntan en una nómina para cargar en el banco.

Montos en pesos enteros

Todo monto es un entero en pesos chilenos: 15990, nunca 15990.5, "15.990" ni centavos. Así llegan y así se mandan. Un monto con decimales responde 400.

Fechas en hora de Chile

Las fechas sin hora (la del documento, los períodos de un reporte) van como texto AAAA-MM-DD y son días de Chile. Los instantes (creadoEn, enviadaEn) van en ISO 8601 con zona.

No armes la fecha de hoy con new Date().toISOString().slice(0, 10): da el día en UTC, que en Chile cambia a las 21:00 o a las 20:00 según la época del año.
// La fecha de hoy en Chile, como AAAA-MM-DD.
const hoy = new Intl.DateTimeFormat("en-CA", { timeZone: "America/Santiago" }).format(new Date());