Subir la cartola
- Entra a Tarjetas. Si falta una, créala con Nueva tarjeta e indica quién la usa.
- En Tarjetas de la empresa, toca Subir cartola en la tarjeta que corresponde.
- Elige el archivo: Excel (.xlsx), CSV o PDF.
Al terminar te decimos cuántos movimientos son nuevos, cuántos ya estaban y cuántos calzaron. Subir dos veces un movimiento no lo duplica. Los abonos, los pagos de la tarjeta y las comisiones quedan como No es gasto.
Cómo calzan los cargos
Un cargo calza solo con un gasto de quien usa la tarjeta si tiene el mismo monto, hay hasta 3 días de diferencia y es el único posible.
Si tu empresa activó el agente Conciliador, también calza lo dudoso: hasta 2 % de diferencia en el monto o hasta 7 días, si el comercio se parece. Esos cargos llevan un destello en Todos los cargos. Si está mal, usa Deshacer el calce en el menú del cargo.
Lo que calza queda pagado por la empresa: al cerrar la rendición no se reembolsa ni sale de un fondo.
Resolver lo que falta
Por resolver lista los cargos sin boleta, los más antiguos primero. A los 2 días de subir la cartola le pedimos la boleta a quien usó la tarjeta. Puedes adelantarte con Pedir boleta. Esa persona lo resuelve desde el celular, como explica Tarjeta de la empresa.
El menú de cada cargo también te deja decidir:
- Sin boleta: crear el gasto sin respaldo
- Fue personal: queda como deuda
- Ignorar (no es un gasto)
Lo personal pasa a Personal por cobrar, donde marcas Descontada del sueldo o Cobrada.
Sube la cartola antes de cerrar las rendiciones. Un gasto de una rendición cerrada nunca calza: queda una alerta de posible doble pago en Ajustes, Agentes, Lo último que hicieron. No llega como aviso, así que mírala después de cada cartola.